Privacy Policy

Questa è una comunicazione importante relativa alla privacy e al modo in cui Exclaimer Ltd (a cui si fa riferimento come "noi", "nostro" o "ci") raccoglie e utilizza i dati personali dell'utente. Desideriamo essere chiari e trasparenti nei confronti dell'utente e di conseguenza lo invitiamo a contattarci in caso di eventuali domande sulla presente Informativa o sui modi in cui utilizziamo i dati personali.

La presente Informativa si applica ai nostri candidati, contatti aziendali e clienti in generale. Prendiamo in seria considerazione la privacy dell'utente e ci impegniamo a proteggerla e a rispettarla.

This policy sets out the basis on which any personal data we collect from you, or that you provide to us, will be processed by us. Please read the following carefully to understand our views and practices regarding your personal data and how we will treat it.

Ai fini della legislazione sulla privacy applicabile, il titolare del trattamento dei dati è Exclaimer Ltd of Alpha House, 9-11 Alexandra Road, Farnborough, Hampshire, United Kingdom, GU14 6BU. Il numero di registrazione dell'impresa è 04938619.

Tutti i dati elaborati da Exclaimer vengono gestiti in modo sicuro, in base agli standard della certificazione ISO 27001:2013.

Le domande relative alla presente Informativa devono essere indirizzate al nostro responsabile della protezione dei dati, il cui compito è quello di garantire la conformità a tutte le normative sulla protezione dei dati rilevanti e alla presente Informativa. Tale contenuto è gestito dal nostro CTO (Chief Technical Officer), che può essere contattato all'indirizzo GDPRinfo@exclaimer.com. Eventuali domande sull'operatività della presente Informativa o eventuali dubbi in relazione al fatto che la presente Informativa non sia stata rispettata devono essere indicati la prima volta al responsabile della protezione dei dati.

1. Quali informazioni sull'utente conserviamo?

We may collect, store and use personal data about you (referred to throughout this privacy policy as personal information):

Candidati

  • Dati di contatto personali, ad esempio nome, titolo, indirizzo, numero di telefono, data di nascita e indirizzo e-mail.
  • Informazioni di selezione (ad esempio dati personali come informazioni relative passaporto o al visto, curriculum o lettera di presentazione che abbiamo ricevuto nell'ambito della domanda di lavoro).
  • Informazioni che abbiamo ricevuto dalle nostre agenzie di selezione in relazione alla domanda di lavoro.

Dipendenti dei nostri clienti e fornitori

  • Dati di contatto, ad esempio nome, indirizzo e numero di telefono aziendali e indirizzo e-mail.
  • Informazioni fornite dall'utente o che raccogliamo durante le interazione con l'utente o con il relativo datore d lavoro.
  • Se per pagare i nostri servizi viene utilizzata una carta personale, informazioni di pagamento, ad esempio numero della carta di credito/debito, data di scadenza, codice di sicurezza e nome visualizzato sulla carta e indirizzo di registrazione della carta.

Clienti individuali

  • Dati di contatto personali, ad esempio nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.
  • Se per pagare i nostri servizi viene utilizzata una carta personale, informazioni di pagamento, ad esempio numero della carta di credito/debito, data di scadenza, codice di sicurezza e nome visualizzato sulla carta e indirizzo di registrazione della carta.

In generale

  • Se un utente visita i nostri uffici, le immagini e i video vengono registrati dal sistema CCTV in funzionamento.
  • Informazioni di accesso raccolte quando l'utente visita i nostri uffici, ad esempio nome, numero di patente e datore di lavoro.
  • Qualsiasi informazione personale fornita dall'utente durante le interazioni con Exclaimer.
  • Qualsiasi informazione sull'utente fornita da quest'ultimo durante le nostre interazioni con l'utente stesso, con il relativo datore di lavoro o con una terza parte.
  • Qualora l'utente ci fornisca l'accesso a un messaggio e-mail, qualsiasi dato personale contenuto in tale messaggio. Desideriamo garantire che, a meno che l'utente non ci fornisca l'accesso ai propri messaggi e-mail, non siamo in grado di visualizzarne il contenuto.
  • Informazioni ricevute da provider di servizi di terze parti con cui collaboriamo, ad esempio provider di servizi di pagamento o di servizi di analisi.
  • Qualsiasi informazione personale fornita dall'utente tramite il nostro sito Web, ad esempio utilizzando la pagina "Contattaci".
  • Informazioni raccolte dai cookie utilizzati nel sito Web. Il nostro sito Web utilizza i cookie per distinguere ogni utente dagli altri utenti del sito. In questo modo siamo in grado di offrire un' esperienza di navigazione ottimale, nonché di migliorare il funzionamento del sito. Per informazioni dettagliate sui cookie utilizzati e sui relativi scopi, fare riferimento alla nostra Informativa sui cookie.

2. In che modo utilizziamo i dati personali dell'utente e su quale base giuridica?

Utilizzeremo i dati personali dell'utente esclusivamente nei casi in cui la legge lo consente e su una base giuridica specifica. Di seguito vengono indicate (in via esemplificativa) le basi giuridiche secondo cui utilizziamo i dati personali dell'utente:

  • Consenso fornito dall'utente.
  • Necessità di adempiere al contratto definito con l'utente o di eseguire le azioni necessarie per definirlo.
  • Necessità di rispettare la conformità agli obblighi giuridici a cui siamo soggetti.
  • Conseguimento dei nostri legittimi interessi (o di quelli di una terza parte) nella misura in cui gli interessi e i diritti fondamentali dell'utente non prevalgano su tali interessi.

Più precisamente, utilizzeremo i dati personali dell'utente nei casi seguenti:

Candidati

  • Valutazione e gestione della domanda di lavoro presentata a Exclaimer - per adempiere al contratto con l'utente o per eseguire le azioni necessarie per definirlo e per perseguire i nostri legittimi interessi per verificare l'idoneità dell'utente alle nostre opportunità di lavoro.
  • Gestione di un record in relazione alla domanda di lavoro dell'utente - per perseguire i nostri legittimi interessi nel caso in cui desideriamo offrire un ruolo diverso all'utente nell'organizzazione.
  • Esecuzione dei controlli sul diritto al lavoro - per rispettare la conformità agli obblighi giuridici a cui siamo soggetti.

Dipendenti dei nostri clienti e fornitori

  • Dettagli di contatto dell'utente - per perseguire i nostri legittimi interessi (al fine di semplificare le relazioni commerciali tra l'organizzazione dell'utente e la nostra).
  • Dettagli di contatto dell'utente per fornirgli ulteriori informazioni sui prodotti e sui servizi offerti, ad esempio informazioni tecniche e/o di marketing - per perseguire i nostri legittimi interessi (ad esempio per mantenere informato l'utente in relazione ai prodotti, ai servizi e agli aggiornamenti offerti).
  • Gestione delle richieste inviate dall'utente tramite il nostro sito Web - per perseguire i nostri legittimi interessi al fine di gestire la richiesta dell'utente in modo efficiente e tempestivo.
  • Gestione dell'account cliente - per perseguire i nostri legittimi interessi (al fine di semplificare le relazioni commerciali tra l'organizzazione dell'utente e la nostra).
  • Offerta dei nostri servizi all'organizzazione dell'utente - per perseguire i nostri legittimi interessi (al fine di semplificare le relazioni commerciali tra l'organizzazione dell'utente e la nostra).

Clienti individuali

  • Dettagli di contatto - per adempiere al contratto con l'utente o per eseguire le azioni necessarie per definirlo o per perseguire i nostri legittimi interessi (al fine di semplificare le relazioni commerciali tra l'utente, l'organizzazione dell'utente oppure una terza parte ed Exclaimer).
  • Gestione delle richieste inviate dall'utente tramite il nostro sito Web - per perseguire i nostri legittimi interessi al fine di gestire la richiesta dell'utente in modo efficiente e tempestivo.
  • Dettagli di contatto dell'utente per fornirgli ulteriori informazioni sui prodotti e sui servizi offerti, ad esempio informazioni tecniche - per adempiere al contratto con l'utente o per eseguire le azioni necessarie per definirlo, oppure informazioni di marketing - qualora l'utente abbia fornito il proprio consenso.
  • Offerta dei nostri servizi - per adempiere al contratto con l'utente o per eseguire le azioni necessarie per definirlo o per perseguire i nostri legittimi interessi (al fine di semplificare le relazioni commerciali tra l'utente, la relativa organizzazione o una terza parte ed Exclaimer).

In generale

  • Garanzia della sicurezza delle nostre strutture - per perseguire i nostri legittimi interessi (sicurezza del sito e prove documentate).
  • Scopi sanitari e di sicurezza - per rispettare la conformità agli obblighi giuridici.
  • Offerta dei nostri servizi di firma elettronica all'utente, all'organizzazione dell'utente oppure a una terza parte - per adempiere al contratto con l'utente o per eseguire le azioni necessarie per definirlo o per perseguire i nostri legittimi interessi (al fine di semplificare le relazioni commerciali tra l'utente, la relativa organizzazione o una terza parte ed Exclaimer).
  • Amministrazione del sito e delle operazioni interne, ad esempio a scopo di risoluzione dei problemi, analisi dei dati, test, ricerca, statistica e di sondaggio - per perseguire i nostri legittimi interessi al fine di comprendere meglio le modalità di interazione tra gli utenti e il nostro sito Web e risolvere gli eventuali problemi che si presentano).
  • Miglioramento del nostro sito Web per garantire che il contenuto sia presentato nel modo più efficace per l'utente e il computer che utilizza - per perseguire i nostri legittimi interessi (al fine di migliorare il contenuto e l'esperienza dei servizi offerti all'utente oppure a terze parti).
  • Miglioramento dei servizi offerti o risoluzione dei problemi tecnici - per perseguire i nostri legittimi interessi (al fine di migliorare il contenuto e l'esperienza dei servizi offerti all'utente oppure a terze parti).
  • Trasferimento a provider di servizi di terze parti - per perseguire i nostri legittimi interessi (in servizi di esternalizzazione per aumentare efficacia ed efficienza).
  • Comunicazioni con l'utente qualora sia necessario utilizzare i dati personali per scopi non dichiarati nella presente Informativa - per rispettare la conformità con un obbligo giuridico.

3. Cosa accade in caso di cambiamento di finalità?

Utilizzeremo i dati personali dell'utente esclusivamente per lo scopo per cui sono state raccolte, a meno che non si ritenga ragionevolmente che sia necessario utilizzarle per un altro motivo e che tale motivo sia compatibile con lo scopo originale. Qualora sia necessario utilizzare i dati personali dell'utente per uno scopo non correlato a quelli dichiarati, lo comunicheremo all'utente spiegando le basi legali che ci consentono di farlo.

4. Con quale tipo di terze parti potremmo condividere i dati personali dell'utente?

Richiediamo alle terze parti di rispettare la sicurezza dei dati personali dell'utente e di trattarli in conformità alle normative vigenti. Nel caso in cui ci serviamo di provider di servizi di terze parti, eseguiamo procedure di due diligence per garantire che i dati personali dell'utente vengano trattati con la nostra stessa serietà.

Possiamo condividere i dati personali dell'utente con le terze parti seguenti:

  • Partner nel processo di selezione con cui collaboriamo nell'ambito delle procedure di impiego, ad esempio agenzie di selezione e portali di lavoro.
  • Consulenti professionali, ad esempio avvocati, commercialisti e analisti professionali.
  • Provider con cui collaboriamo in ambito marketing, ad esempio per l'invio di messaggi a larga diffusione o per la creazione di campagne di marketing.
  • Provider con cui collaboriamo per rispondere alle richieste dell'utente, che semplificano ad esempio una live chat con un esperto del nostro team.
  • Provider con cui collaboriamo per eseguire le procedure di ripristino di emergenza, ad esempio per eseguire il backup dei data center.
  • Provider che ci consentono di raccogliere e organizzare le informazioni in modo efficace e sicuro.
  • Provider con cui collaboriamo nell'ambito delle soluzioni di consegna.
  • Società di hosting del software di terze parti che ci forniscono le soluzioni software, ad esempio il nostro sistema CRM (Customer Relationship Management).
  • Provider che ospitano i nostri server nei propri data center (tutti all'interno del Regno Unito).
  • Provider con cui collaboriamo nell'ambito delle soluzioni di pagamento e di prevenzione delle frodi.
  • Autorità di accreditamento e certificazione, ad esempio revisori che controllano i nostri sistemi per la conformità alle norme ISO.
  • Nostre filiali o consociate all'estero.

5. Conservazione dei dati

Per quanto tempo verranno utilizzati i dati personali dell'utente?

I dati personali dell'utente verranno conservati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Valutiamo il periodo di conservazione dei dati appropriato per le diverse informazioni in base a dimensioni, volume, natura e riservatezza delle stesse, al rischio potenziale per l'utente in merito alla divulgazione o all'uso non autorizzato, agli scopi per cui tali informazioni vengono utilizzate, ai requisiti legali applicabili in merito alla conservazione di tali informazioni e alla possibilità di raggiungere tali scopi con strumenti diversi.

Candidati

  • Qualora l'utente venga selezionato per lavorare con Exclaimer, forniremo ulteriori informazioni durante il periodo dell'impiego sulle modalità di utilizzo dei dati personali.
  • Qualora l'utente non venga selezionato, i dati personali verranno conservati per 6 mesi.

Dipendenti dei nostri clienti e fornitori

  • Qualora i dati personali dell'utente siano stati raccolti durante il periodo di relazioni commerciali tra la sua organizzazione ed Exclaimer, conserveremo tali dati per tutta la durata della relazione o per il periodo che riteniamo appropriato per i nostri interessi commerciali, ad esempio in previsione di una futura collaborazione.
  • Qualora l'utente ci abbia fornito i propri dati personali nell'ambito di una richiesta di report tramite il nostro sito Web, conserveremo tali dati per 6 anni.
  • Qualora l'utente ci abbia fornito i propri dati bancari nell'ambito di un pagamento per i servizi offerti, conserveremo tali informazioni per 1 anno.
  • Qualora l'utente utilizzi il nostro sito Web e uno dei nostri cookie sia attivato, tale cookie sarà attivo per la durata definita nella nostra Informativa sui cookie.

Clienti individuali

  • Qualora i dati personali dell'utente siano stati raccolti durante il periodo di relazioni commerciali tra l'utente ed Exclaimer, conserveremo tali dati per tutta la durata della relazione o per il periodo che riteniamo appropriato per i nostri interessi commerciali, ad esempio in previsione di una futura collaborazione.
  • Se l'utente ha acconsentito a ricevere informazioni di marketing, ne conserveremo i dati personali per tutta la durata del periodo per cui ha manifestato il consenso.
  • Qualora l'utente ci abbia fornito i propri dati bancari nell'ambito di un pagamento per i servizi offerti, conserveremo tali informazioni per 1 anno.
  • Qualora l'utente ci abbia fornito i propri dati personali nell'ambito di una richiesta di report tramite il nostro sito Web, conserveremo tali dati per 6 anni.
  • Qualora l'utente utilizzi il nostro sito Web e uno dei nostri cookie sia attivato, tale cookie sarà attivo per la durata definita nella nostra Informativa sui cookie.

In generale

  • Qualsiasi dato raccolto tramite il nostro sistema di gestione delle informazioni di accesso verrà conservato per 30 giorni.
  • Qualora i dati personali dell'utente siano stati raccolti durante il periodo di relazioni commerciali tra l'utente ed Exclaimer, conserveremo tali dati per tutta la durata della relazione o per il periodo che riteniamo appropriato per i nostri interessi commerciali, ad esempio in previsione di una futura collaborazione.
  • Qualsiasi immagine o video acquisito dal nostro sistema CCTV verrà conservato solo per 30 giorni.

6. Dove vengono archiviati i dati personali dell'utente?

Le versioni digitali dei dati personali dell'utente vengono archiviati nei nostri server all'interno del Regno Unito.

Il server che utilizziamo per fornire i nostri servizi all'utente dipende dall'ubicazione scelta dall'utente stesso o dalla sia organizzazione. Se ad esempio l'utente o la sua organizzazione decide che i nostri servizi vengano forniti in Europa, il server utilizzato per gestirli si troverà in Europa.

Qualora i nostri servizi vengano offerti in collaborazione con provider di terze parti, i dati personali dell'utente possono anche essere archiviati in conformità con i processi e le procedure del provider stesso. Richiediamo alle terze parti di rispettare i dati personali dell'utente e di trattarli in conformità alle normative vigenti.

7. Diritti di accesso, correzione, cancellazione e limitazione

Diritti dell'utente in relazione ai propri dati personali

In determinate circostanze, la legge concede all'utente il diritto di:

  • Richiedere l'accesso ai propri dati personali (operazione nota come "richiesta di accesso ai dati"). In tal caso l'utente può ricevere una copia dei propri dati personali e controllare se vengono trattati in base alle normative vigenti.
  • Richiedere la correzione dei propri dati personali. In tal caso l'utente può richiedere di correggere eventuali dati personali incompleti o inesatti.
  • Richiedere di cancellare i propri dati personali. In tal caso l'utente può chiedere l'eliminazione o la rimozione dei propri dati personali qualora non sussista un motivo valido per cui Exclaimer debba continuare a trattarli. L'utente ha anche il diritto di chiedere l'interruzione del trattamento dei propri dati personali qualora vengano trattati sulla base di un nostro legittimo interesse e una circostanza particolare induca l'utente a opporsi al trattamento su tale base.
  • Richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali. In tal caso l'utente può chiedere la sospensione del trattamento dei propri dati personali qualora vengano trattati sulla base di un nostro legittimo interesse e una circostanza particolare induca l'utente a opporsi al trattamento su tale base.
  • Richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali. In tal caso l'utente può chiedere la sospensione del trattamento dei propri dati personali qualora desideri da parte nostra spiegazioni sull'attendibilità o sul motivo del trattamento dei dati stessi.
  • Richiedere il trasferimento dei propri dati personali a un'altra parte.

Se desideri esaminare, verificare, correggere o richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali, opporti al trattamento di tali dati o richiederne il trasferimento di una copia a un'altra parte, devi inviare un'e-mail all'indirizzo DSAR@exclaimer.com. Exclaimer farà del tutto per rispondere tempestivamente o entro un tempo massimo di 30 giorni, in base a quanto definito ai sensi dell'articolo 12. Prima di completare qualsiasi Richiesta di accesso da parte dell'interessato (DSAR), Exclaimer ha l'obbligo di confermare la tua identità.

8. Nessuna spesa da sostenere

Per accedere ai propri dati personali (o per esercitare uno qualsiasi degli altri diritti), l'utente non deve sostenere alcuna spesa. Exclaimer si riserva il diritto, tuttavia, di addebitare una spesa ragionevole qualora la richiesta di accesso ai dati sia chiaramente infondata o inappropriata. In tali circostanze, potremmo altrimenti rifiutare di soddisfare la richiesta.

9. Richiesta di ulteriori dati dell'utente

Potrebbe essere necessario richiedere all'utente informazioni specifiche per verificarne l'identità e garantire che abbia il diritto di accedere ai dati (o di esercitare qualsiasi altro diritto). Si tratta di una misura di sicurezza per garantire che i dati personali non vengano divulgati a un'altra persona che non ha il diritto di riceverli.

10. Diritto di revocare il consenso

Nelle circostanze limitate in cui abbia manifestato il proprio consenso alla raccolta, al trattamento e al trasferimento dei propri dati personali per uno scopo specifico, l'utente ha il diritto di revocare il consenso per tale trattamento in qualsiasi momento. Per revocare il consenso, l'utente deve inviare una comunicazione scritta al nostro responsabile della protezione dei dati utilizzando le informazioni di contatto indicate all'inizio della presente Informativa sulla privacy.

Qualora all'utente vengano inviate informazioni di marketing, l'utente può modificare le preferenze per l'invio tramite il pulsante di annullamento della sottoscrizione nella parte inferiore dei messaggi e-mail di marketing che riceve.

Una volta ricevuta la notifica di revoca del consenso da parte dell'utente, non tratteremo più i dati personali dell'utente per lo scopo o per gli scopi per cui il consenso era stato dato in origine, a meno che non sussista un'altra base legittima che ci consenta di farlo.

11. Cosa accade se l'utente non fornisce i propri dati personali?

Se l'utente si rifiuta di fornire determinate informazioni richieste, potremmo non essere in grado di adempiere al contratto definito con l'utente stesso (ad esempio la consegna dei nostri prodotti o servizi) o potrebbe esserci impedito di rispettare gli obblighi giuridici a cui siamo soggetti (ad esempio per garantire la sicurezza dei visitatori nei nostri uffici).

12. Diritto di reclamo

Se lo ritiene opportuno, l'utente ha il diritto di presentare un reclamo. L'organismo di vigilanza sulle nostre procedure di trattamento dei dati è l'Information Commissioner’s Office, che può essere contattato in forma scritta all'indirizzo Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, telefonicamente al numero 0303 123 1113 oppure con un messaggio e-mail all'indirizzo casework@ico.org.uk.

13. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Possiamo cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere parti della presente Informativa sulla privacy in qualsiasi momento e ogni modifica avrà effetto immediato.

Qualsiasi modifica apportata alla nostra Informativa sulla privacy verrà pubblicata in questa pagina e, se appropriato, verrà comunicata all'utente.